私の周りにいつも「忙しい」を連発している人がいます。正直それを聞かされる度にちょっぴりうんざりした気持ちになります。
私の記憶では福山雅治がたしかこんな事を言っていました。
「忙しい」と人に言うことは私はバカです！と言っているようなものだ
まさしく同感！
仕事をさばけないと自分の無能さをアピールしてるように聞こえます。忙しいという言葉を言ってる方は無意識かもしれませんが、聞かされる方はほんと迷惑です。
あなたは普段「忙しい」を言っていませんか？
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本当に忙しい人は圧倒的に人手が足りてない人だと思う
忙しいと言う人達って2つに分かれると思うんです。
- 明らかに人手が足りず自分のキャパを遥かに超えている人
- スキル不足、時間の使い方が下手、計画性がない人
1つ目の自分のキャパを遥かに超えている人。例えば通常5人で行う作業を1人でしているみたいな。これは確かに仕方ありません。これはあなたが悪いのではなく会社や仕事をしている環境が悪いです。
明らかに負担が大きすぎるのは働き手を大事にしていない証拠です。さっさと辞めて環境を変えた方が良いでしょう。私がそうでしたので。
もう一方の明らかに負担が大きすぎる訳ではないのに「忙しい・時間がない」を連発している人の特徴は、私の経験ですが、
- スキル不足
- 時間の管理ができない
- 計画性がない
- 見切りを付けれない
- 机や身の回りが汚い
- 報告連絡相談がない人が多いと思います。
忙しいと言ってる割にはタバコを吸ったり、なんか別の事をしていたりします。その時間を仕事に充てられないの？って思うんですが、焦る様子も無くそんな意識はなさそうです。私が昔勤めていた職場にもダラダラ残業している同じような人がいました。
仕事の段取りとか優先順位とか、空いた時間を有効に使うのが下手なんですよね。それと見切りを付けるのも下手なのかなと思います。良い言い方をすれば完璧主義者。
仕事をしていれば当然難題は出てきます。それをとことん突き詰めるのもスキル向上にはかかせませんが、どこかで見切りをつけ別の方法を考えないと、ずっとそれにかかりっきりだとどんどん仕事が溜まってしまいます。
もっとタスク管理、スケジュール管理をしっかりしようよ！「忙しそうな人」を見ていてそう思います。
言っている方は「俺ってこんなに頑張ってるんだぜ！」ってアピールしたいかもしれませんが、まさに「私はバカです！」と言ってるように聞こえます。
マジで忙しい人、没頭している人は「あー忙しい」なんて口にしません。
私が普段やってるスケジュール管理方法や意識している事
どうしても俺には無理だ、忙しすぎて過労してしまうという方は環境を変えた方がいいです。無理をしすぎて体を壊したりストレスで心に余裕がなくなっては大変ですからね。
でも無意識のうちに口にしてたかもとか、いつもバタバタしていると思った方は、これから私が普段行なっている仕事のやり方を紹介します。是非参考にして下さい。
タスクやスケジュール管理はGoogleカレンダーで十分
タスク管理やスケジュール管理は全部Googleカレンダーでやってます。私がGoogleカレンダーをおすすめする理由は、
- 無料で利用できる
- シンプルで使いやすい
- パッと見てわかる
- WindowsやMacなどOS関係なく、スマホでもタブレットなど、どんなデバイスからでも使えるところです。
急にスマホやパソコンが壊れてもインターネットにつながるデバイスがあれば大丈夫ですからね。またMacでiCalを使っている方は同期も可能です。
タスクを管理するツールにはスマホのアプリや有料のものなどいろいろありますが、私はこれで十分管理できてます。Googleアカウント持っていればすぐに使えるので良いですよ。
Googleアカウントを持っていない方はこちらから登録できます。
すでにアカウントを持っている方はこちらからログインできます。
何をいつまでにとか、来週の予定とか全部これで管理してます。仕事の段取りや優先順位もカレンダーを眺めながら、その都度ドラッグして入れ替えたりしてます。
簡単に使い方を説明すると、好きな日付をクリックして予定のタイトルを入れます。その時にカレンダーの種類を選べます。私の場合、「プライベート」「仕事」「重要な仕事」の3つを作って、それぞれ分かりやすいように色分けしています。
そして作成した予定をクリックすると時間やタイトルを変更出来たり「編集」ボタンを押すとさらに細かな設定が可能です。
予定時刻前にポップアップやメールでお知らせしてくれる忘れ防止機能もあったり、予定を繰り返すことも可能です。
Googleカレンダーは非常にシンプルなスケジュール管理ツールなので、使ったことがない方はぜひ取り入れてみて下さい。これだけでも十分予定管理しやすくなりますよ。
時間のデッドラインを決める
いつも意識していることは、必ず仕事の納期の数日前には終わらせるよう予定を立てて動くという事です。仕事の納期ギリギリまで引っ張ると突発的な仕事が入ったり、体調を崩して会社を休まないといけなくなった場合に対処できないからです。
何事も前倒しで早めに片づけておけば万が一トラブルが起きても焦らず対応できますからね。
苦手、嫌な仕事は早めにやる
嫌な仕事や苦手なことは後回しにしがちです。でも後回しにして仕事の期限が迫った時に、トラブルが発生すると間に合わなくなる可能性もあり、バタバタして他の事にも影響が出ます。
苦手な仕事こそ早めに終わらせるように意識してます。
不要・無駄な作業は捨てる
Appleの創業者であるスティーブ・ジョブズが言った名言「何かを捨てないと前に進めない」
きっと忙しい時間の中に切り捨てても問題ない事はたくさんあります。仕事での不要な作業もあるでしょうし、もっと効率化できることもあると思います。
それいちいち手入力でやらなくてもエクセルの関数使えば数秒で終わるよ。みたいなこともありますので、勉強やスキル向上も当然必要です。
また私の周りの方の例で言うと、タバコやスマホを見ているやたらと長い休憩もそうです。不要・無駄な事は捨てて必要な事だけに集中するようにします。スティーブ・ジョブズが言っている選択と集中です。
また今やらないといけない事、今やらなくてよい事もしっかり区別し、何が必要で不要か見極めるようにしてます。
仕事とプライベートの時間をきちんと分ける
私には子供が2人います。今小学生でいろんな心配事もありますが、家に帰ってからや休みの日に一緒に過ごす時間を楽しみにしてます。普段から無駄な残業や業務でその家族との時間を削られたくないので、定時までにはしっかり仕事を終わらせるように意識してます。
仕事もプライベートも区別が付かないような働き方は好きじゃありません。仕事もしっかりやるし、休みもしっかり遊びます。
ダラダラ残業している人を過去に何人も見てきましたが、早めに切り上げて友達や家族、趣味や勉強の時間に充てた方がよっぽど有意義だと思いますね。
早く帰ってやりたいことをやるようにするだけで、仕事をどうすれば効率よくできるか自然と意識します。ぜひ明確に仕事とプライベートを分けるように意識してみて下さい。
忙しいアピールをする人への対処法
最後に自分が聞き役になった場合、忙しいが口癖の人への対処法です。言ってる方はぜんぜん迷惑だなんて思っていないでしょうけど、聞かされている方は大迷惑です。
本当に忙しい人だったら相談に乗りますが、そうは思えない人に対しては受け流す。これが一番です。
忙しいと言うので、これまではどうすれば忙しくならないかきちんとアドバイスをしてあげてましたが、変わりませんでしたね。
向こうは褒められたり話を聞いて欲しいだけなんでしょう。私もそんなに暇人ではないので「あ～そう。大変だね。」で済ませます。
普段無意識に「忙しい・大変・時間がない」を人に言っていないか意識してみましょう。本当に心許せる人なら弱音を吐いても良いと思いますが、職場の人や誰にでも言うのは違うのかなと。
私はいつも忙しくない！眠くない！疲れてなんかない！そんな気持ちでやってます。
「忙しい」と人に言うことは私はバカです。と言っているようなもの
福山雅治が言うんですから間違いないですw
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